Commission Equipement

La commission équipements/sponsoring a en charge la gestion des équipements achetés par le club, mais aussi ceux offerts par des sponsors.

La commission œuvre en permanence avec le comité directeur, et plus spécifiquement avec le président et/ou le trésorier, qui doivent donner obligatoirement leur accord sur les commandes d’équipements.

Elle prend en charge tous les aspects pratiques de la gestion des équipements :

  • Inventaire de début et de fin de saison des stocks, en vue d’établir un bilan des consommations sur une année sportive ;

  • Commande auprès des fournisseurs, en privilégiant les commandes dites « groupées », qui permettent d’obtenir des prix d’achats le plus bas possible ;

  • Suivi des stocks au club, en veillant à assurer un stock d’alerte (à définir au vu de l’utilisation réelle) ;

  • Définition des quotas d’équipements par joueur et par saison, en veillant bien sûr à éviter les abus ;

  • Fourniture des équipements aux éducateurs, qui en font la demande pour leurs joueurs, en veillant à respecter les quotas définis par la commission ; 

  • Stockage des équipements dans les locaux spécialement dédiés, fermés à clef, en vue de limiter le « libre service » de la part des joueurs, éducateurs;

  • Paiement des factures auprès des fournisseurs, en exigeant d’eux  le respect de nos exigences (affectation sur une année comptable donnée ; établissement de factures spécifiques quand il s’agit de matériels, donnant lieu à des subventions du conseil général ou de la commune) .

 Les équipements gérés par la commission sont les suivants :

  • Ceux dits « offerts par le club » en chaque début de saison et d’ordre vestimentaire pour les joueurs : shorts, chaussettes, sweat, chasubles ;

  • Matériels sportifs, tels que ballons, filets à ballon, sifflets, poteaux de corner, drapeaux de touche, brassards de capitaine, plots, piquets;

  • Matériels « autres » tels que pharmacie, bombe à froid, tableaux magnétiques.

La commission prend en charge les équipements offerts par les sponsors. Sur ce point spécifique, bien souvent, il est constaté qu’un sponsor demande l’affectation de ses dons à une équipe donnée; bien sûr que ce principe ne sera pas remis en cause. Par contre, la commission veillera à récupérer les équipements remplacés et encore corrects, pour les affecter à d’autres équipes moins chanceuses.

Nota : si les équipements portent les couleurs de l'ASV et/ou si le donateur (sponsor) demande une facture officielle à l'en-tête du club (récupération de la TVA, réduction d'impôts pour dons aux associations), il faudra impérativement que les dépenses (achats d'équipements, flocage ...etc) et que les recettes (apport sponsor) apparaissent dans la trésorerie du club

Par rapport aux sponsors, la commission établira à destination du comité directeur, un recensement de leurs coordonnées et un bilan annuel des dons. En fonction de l’importance des dons, le comité directeur décidera de la suite à donner par le club : courrier de remerciements, organisation d’une réception, invitation à l’A.G ou à la soirée « dirigeants…etc ».

Enfin, la commission devra aussi consacrer du temps à la recherche de sponsors.